Proje zaman yönetimi beş alt süreçten oluşmaktadır.
- Aktiviteleri Tanımlama
- Aktiviteleri Sıralama
- Kaynakları Tahminleme
- Süreleri Tahminleme
- Çizelge Geliştirme
Küçük projelerde bu görevlerin tamamı, birbiri ile doğrudan bağlıdır. Ancak bu süreçlerin tamamında farklı araç ve teknikler kullanır. Örneğin aktiviteleri sıralamak, ne kadar süreceğini tahmin etmekten çok farklıdır. Bu sebeple buradaki süreçler farklı farklı ele alınmalıdır.
Çizelge yönetim planlı, süreçler nasıl kullanılacak ve ne tür araç ve teknikler kullanılacağını özetler. Çizelge kontrolü, proje işi aktif biçimde sürdürülüyorken, en göz önündeki süreçtir.
Çizelge yönetimi planlama
Çizelge ve zamanla ilgili işlerin proje boyunca nasıl ele alınacağını tanımlar. Aktiviteleri nasıl tanımlayacağımızı, nasıl sıralayacağımızı, kaynakları ve süreleri nasıl tahmin edeceğimizi gösterir.
Aktiviteleri Tanımlama: iş paketlerini tekil aktivitelere böler. Planlama için faydalı, çeşitli aktivite niteliklerini geliştirir ve bunları düzenler. (örneğin aktivitelerin birbiri arasında öncüllük, ardıllık ilişkisi)
Aktiviteleri Sıralama: aktiviteler arasındaki ilişkileri belirler, dokümante eder. Hangi aktivite diğerinden önce ya da sonra tamamlanmalıdır, bu ilişkiyi belirler.
Kaynakları Tahminleme: her aktivite için ne çeşit ve miktarda kaynak gerekli olacağını tahminler. Sadece hammadde gibi kaynaklar değil, aynı zamanda insan kaynakları, ekipman ve diğer tipte kaynaklar da bu süreçte tahminlenir.
Süreleri Tahminleme: Planlalan kaynaklar doğrultusunda aktivitelerin ne kadarlık bir periyotta (Gün, Hafta, Ay) bitirilebileceklerini tahminler. Tahminlere bir zaman boyutu kazandırır ve çizelgelemenin yapılabilmesini sağlar.
Çizelge Yönetimi Planlaması
Proje çizelgesini tanımlama, geliştirme, yönetme, uygulama ve kontrol için gerekli ilke, prosedür ve dokümantasyonun oluşturulması sürecidir. Çizelge yönetimi planlama süreci, planlama süreç grubuna ve proje zaman yönetimi bilgi alanına ait bir süreçtir. Proje boyunca çizelgenin nasıl yönetileceğine yol gösterir ve yönetimi yönlendirir. Çizelge yönetimi planlaması; Resmi, Gayrı resmi, Fazlasıyla detaylı veya Yüzeysel olabilir.
Bunu proje ihtiyaçları şekillendirir. Plan yapısı ya da kapsamı, proje ihtiyaçlarına ve kontrol için tercih edilenlere bağlıdır. Eğer görece küçük bir projede çalışıyorsanız, bu süreç için daha az zaman harcıyor olursunuz. Çizelge yönetimi planlama sürecinin ilk aşamasında öncelikle hangi çizelgeleme metot ve araçlarını kullanacağınızı belirlersiniz.
- Kritik zincir modeli mi?
- Kritik yol modeli mi?
- Planlama için ne tür bir yazılım platformu kullanılacak
Bunun yanında çizelgeyi geliştirmek ve kontrol etmek için ne tür bir şablon ya da format kullanacağınızı belirlersiniz. (bu sadece detayla ilgili değildir. Hangi bilgileri kullanacağınızı ve planları nelerin içereceğini belirlersiniz). Bu zaman aralığında çizelgeleme metodu da belirlenir. Tüm bunların sonunda elde ettiğiniz, diğer tüm zaman yönetimi süreçlerinin çıktılarına dayanan bir çizelge modelidir.
Diğer tüm bilgi alanlarına baktığımızda “planlama” sürecinin tüm süreçlerin en başında yapılıp tamamlandığını görürüz. Ancak çizelge yönetiminde durum biraz farklıdır. Burada bu planlama süreci bilgi alanının tamamına yayılır. Örneğin: proje aktiviteleri ve sıralamaları hakkında daha çok bilgi edindikçe bu süreci kullanırız. Bu süreçte, aynı zamanda referans çizgisinden sapmaları nasıl değerlendireceğimizi ve raporlayacağımızı detaylandırırız; çizelge yönetimindeki olası değişiklikleri adreslemek için güncellemeler yapabiliriz. Şunu akılda tutmak gerekir ki, bu sürecin çıktısı çizelge değil, proje çizelgesinin proje boyunca nasıl yönetileceğine dair bir plandır.
