Bir projede yer alan altı değişken mevcuttur ve biz bu faktörleri kontrol etmek isteriz.
Bunlar;
- Maliyetler
Öncelikle projenin karşılanabilir olması gereklidir, aklımızda belirlediğimiz bir bütçe olmalı ve bunun esneklik sınırlarını belirlemeliyiz. Birçok faktör projemizde öngörülenden fazla harcamaya ya da bütçenin bir kısmının kullanılmamasına sebep olabilir.
- Zaman Çizelgeleri
Maliyetler ile yakından bağlantılıdır. Proje yöneticilerinin en hassas planlama yapması gereken noktalardan birisidir. Çünkü bir proje yöneticisine en çok sorulan soru, Proje ne zaman bitecek?
- Kalite
Projenin zamanında ve belirlenen bütçe ile bitirilmesi, proje başarısız olursa çok önemli değildir. Proje yönetiminin şartlarından birisi proje sonuçları amaçlar ile uyuşmalıdır.
- Kapsam
Proje tam olarak ne yenilik getirecek? Bunun farkında olmadan dâhil olan paydaşlar genellikle bu konuda endirekt bilgi sahibi olurlar. Örneğin lüks bir ev projesi isteyen müşteri için lüks harcamalar proje maliyetinin içindedir. Ancak her zamanki tedarikçiniz için bu lüks ekipmanlar ekstra olabilir. Büyük kapsamlı projelerde tanımı çok daha hassas ve karmaşıktır. Projenin kapsamı üzerinde mutabakat sağlanmalı ve proje yöneticisinin nelerin kapsam dâhilinde olup olmadığı konusunda yeterli bir bilgiye sahip olması gerekir. Proje yöneticisi, gecikmelerin, aşırı harcamaların ve kontrolsüz değişimin (kapsam kayması) ortak bir kaynağı olduğundan, kapsamın ötesine geçmemeye dikkat etmelidir.
- Faydalar
Belki de bazen gözden kaçan ama sorulması gereken temel soru şudur; bunun neden yapıyoruz? Nihayetinde karlılık ya da pozitif değişim sağlayamayacaksak neden bir projeyi gerçekleştirmek, zamanında bitirmek ve bütçesini tutturmak için çabalıyoruz. Proje yöneticisi, bir yatırım olarak görmeli ve amacını net bir şekilde anlamalıdır. Projeyi bitirdiğinde elde edilecek kazanımların neler olacağı konusunda emin ve tutarlı olmalıdır.
- Riskler
Tüm projeler risk içerir ancak önemli olan bizim ne kadar riski kabul edebileceğimizdir. Riskler projenin geleceğini nasıl etkileyebilir. Karşılaşabileceğimiz riskler için uygulanabilecek çözüm yolları nelerdir. Bu yollar bütçemize uygun mu ya da projeye uygulanabilir mi?
Proje yönetimi proje performanslarının bu altı faktöre göre planlanması, yetkilendirilmesi, izlenmesi ve kontrolünü ele alan bütünleşmiş bir ilkeler, temalar ve süreçler yöntemidir.
