Projelerin izlenmesi ve kontrol edilmesi süreci, proje yönetim planında belirtilen performans hedeflerine ulaşmak için sürdürülen izleme, gözden geçirme ve raporlama sürecidir. Tüm paydaşların projenin son durumu hakkında bilgi alabilmesini sağlar. Hangi işlerin tamamlandığı ve hangilerinin yapılması gerektiğini açıklar. Bütçe çizelge ve kapsam gibi farklı tahminleri besleyen bir süreçtir.
İzleme Aktiviteleri
İzleme aktiviteleri tüm proje süresince uygulanır. İzleme aktiviteleri kapsamında performans bilgisi toplanır, ölçülür ve dağıtılır. Ölçümler analiz edilir, Süreç iyileştirmeleri teklif edilir. İzleme aktivitelerine; hata iletimlerini, hedeften sapma verisini kilometre taşı/kontrol noktası ilerlemesini, verimlilik metriklerini ve bütçe çizelge raporlarını örnek verebiliriz.
Kontrol Aktiviteleri
Kontrol aktiviteleri uygulamaya odaklanır. Düzenleyici ve önleyici faaliyetler geliştirilir. Gerektiğinde onarımı da içerir. Aksiyon planları izlenir ve gerekirse sorunun çözümü için alınması gereken aksiyonlar belirlenir. Kontrol aktiviteleri örnekleri ise; hata raporlarının ele alındığından emin olmak, ekipman kalibrasyonunu denetlemek, değişen referanslara göre kilometre taşlarını kaydırmak, hedeflere paralel gitmek için maliyet ve iş çizelgelerini kontrol etmek.
İzleme ve Kontrol Süreci
İzleme sürecinde varsa problem ve çözüm belirlenir ya da tanımlanır. Buna göre uygun aksiyon teklif edilir.
Kontrol sürecinde ise; alınan aksiyonların problemleri düzelttiğinden/önlediğinden emin olunur. Doğru aksiyonların alındığını garanti eder.
Proje yöneticisinin, İzleme ve kontrol sürecindeki görevleri;
- Gerçekleşen performansı proje yönetim planı ile kıyaslamak
- İzlemede toplanan proje performans bilgisine göre belirlenen düzenleyici ve önleyici faaliyetlerin hangilerinin gerekliliğine ve hangilerinin kullanılacağına karar vermek.
- Bu süreçte yeni riskler belirlenir be bilinen riskler analiz edilir, izlenir. Proje çıktıları ile ilgili doğru bilgi muhafaza edilir.
İzleme ve Kontrol sürecinde;
- Tahminler ve ilerleme ölçümü raporlaması desteklenir.
- Değerli veri toplanır, bilgi ve çerçeve sağlanır
- Proje işini yönlendir ve yönet süreci ile bütünleşik değişiklik kontrolü uygula sürecinin onayladığı değişikliklerin uygulanması denetlenir.
- Proje ilerleme ve durumu paydaşlara raporlanır.
